会議の心得・・

昨年１１月に母親が他界し、４月からは四国へ転勤とブログもすっかりご無沙汰となっております。

今日は、会議について書いてみます。私の勤務する会社でも毎日かなりの数の会議が開催されています。
よく言われることですが、「会議は、効率よく」やりたいものです。

主催者側が心得！として持っていて欲しいことは、限られた時間を最大限に活用するために「?お互いの時間を尊重する精神」と「?ビジネスに関してはけじめを持つ」という２点です。

具体的に言うと、次のようになる。

?主催者を明確にする
　誰が主催者かを明確にし、主催者は効率運営の責任を持つ。
?終了時間を決めて案内する
　終了時間をあらかじめ決め、各自が時間効率を意識する。
　開催案内で、開始時間だけを書いてくるメールが多い。案内時点から、終わりを明確にする
　必要がある。
?２分前着席
　ジャストを目指して行くとだいたい遅れて始まってしまう。
?遅れたら注意する
　主催者は、たとえ上司であろうとも遅れたら注意する。意外と上司が遅れて入ってきて平気な
　顔をしているケースが多い！
?意見を出す
　報告会、通達の場ではなくディスカッションを中心とし、形骸化しないように注意する。
　単なる報告なら、メールで充分。主催者が最初から最後までべらべら喋り通す会議も意外と
　多い。会って（顔をつき合わせて）議論するから、会議といえる。
　意見を言わない人間は、会議に出席する必要はなし。時間の無駄！
　主催者側の心構えとして、意見が出やすい雰囲気作りも重要。
?建設的な意見を出す
　後ろ向きな意見は時間の無駄。批判するのなら対案が必要。
　発言者の人間性を尊重することが重要。
?アウトプットを出す
　「誰が」、「いつまでに」、「何をするか」をきちんと決める。
?議事録はすぐに書く
　少なくとも翌日に回覧し、宿題に取り掛かる。

社長が最後まで一方的に喋り通す、相手の弱点を見つけ攻撃する、ポーズだけでやる「早朝会議」･･。
これでは、会議に出席する人間のモチベーションは下がる一方である。

さて、皆さんの会社ではどうでしょうか？